Инвойс (с англ. invoice – накладная, счет-фактура). Документ, содержащий перечень товаров, цену и их количество, особенность товара (размер, вес, цвет и т.д.), по которой они будут проданы покупателю, сведения о получателе, отправителе и условия поставки. Выписанный инвойс обязывает покупателя оплатить товар, в соответствии с указанными условия, прописанными по контракту.

У нас же в России документ, аналогичный инвойсу, отсутствует (счёт-фактура является тем документом, который используется только для налогового контроля и поэтому не может быть аналогом инвойса). Поэтому применяется инвойс лишь при международных поставках товаров. В какой-то степени он соответствует документу « счет на оплату».

Одновременно с отгрузкой товаров экспортер должен выписать инвойс и направить их покупателю. Основанием для перечисления денег является инвойс.
Экспортер должен выписать проформу-инвойс (proforma invoice), что бы покупатель смог внести аванс. Проформа – инвойс содержит практически все те же данные, что и коммерческий инвойс. Отличие только одно. В проформе-инвойсе некоторые данные предварительные.

Коммерческий инвойс, выписанный позже содержит в себе уже более точные данные, принятые на основе сведений о произведенной отгрузке товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

Инвойс пишут на любом языке, понятном для двух сторон. В нём обязательно нужно указать адрес юридический адрес организации-экспортера и ее наименование. Международная практика показывает нам, что не обязательно подписывать инвойс документ, но в некоторых случаях это проделывать нужно.

Информация о количестве, наименовании товара, и цене за единицу берутся из контракта. Размер допустимых отклонений по количеству товара может содержать проформа-инвойс, если это прописано в контракте.